Socialdemokraterna har idag lämnat in en skrivelse till Värnamo kommunfullmäktige, kommunstyrelse och teknisk nämnd angående förbättringsförslag och synpunkter på den pågående översynen av investeringsprocessen.

– Det är högaktuellt att få klart ett dokument som ger riktlinjer inför hela investeringsprocessen. Arbete med nästa budgetperiod 2013–2017 börjar snart. Sammanställningen av ”önskelistan” går på 1,1 miljard för hela perioden, dubbelt så mycket som är möjligt ur perspektivet god ekonomisk hushållning, säger oppositionsrådet Ulla Gradeen (S).

Skrivelsen lyder så här:

Härmed överlämnar vi förslag och synpunkter till den pågående översynen av investeringsprocessen.
En enig kommunstyrelse har i anslutning till den kritiska revisionsrapporten om studentbostäderna (2011) tagit beslut om uppdrag för att förbättra investeringsprocessen i kommunen. Tekniska nämnden har anlitat en konsult i en del av arbetet och en första redovisning från konsulten har också gjorts till kommunstyrelsen.  Efter att ha tagit del av konsultens redovisning föreslår vi komplettering och fördjupning enligt nedanstående.

Som utgångspunkt skall alltid bedömning göras av investeringens sociala, ekologiska och ekonomiska hållbarhet.  Vi anser att det skall finnas en omsorg om miljön liksom följsamhet till etiska värderingar.

Kommunfullmäktige har fem punkter att ta ställning till när det gäller investeringar:
• Mål och syfte med investeringen, att hållbarhetsmålen uppnås, driftkostnadernas finansiering, när investeringen skall vara klar samt totalkostnaden för investeringen (möjlig att etappindela över ett antal år om investeringen är stor). Ramtänk.
Vår uppfattning är att när kommunfullmäktige tagit första beslutet om investeringen (vanligast genom investeringsbudgetbeslutet i juni varje år), har beslut tagits enligt redovisat objektblad dvs även angående kostnad och önskat år när investeringen skall kunna tas i bruk, därför ska inte ärendet behöva återkomma en gång till. Vi föreslår att nuvarande dubbelarbete i investeringsbeslutet tas bort.

Sammanfattande analys ger vid handen kravet att:
• Förbered i god tid. Beställarkompetensen (kravspecifikation) behöver förbättras inom samtliga nämnder och styrelser.
• Förtydliga beslut om att ALLA upphandlingar skall gå via Upphandlingsnämnden från ansvarig facknämnd och resultatet återrapporteras facknämnden från Upphandlingsnämnden.

• Behov finns av utbildning i att göra adekvat kravspecifikation i beställningen samt i regler och riktlinjer för upphandling inför samtliga som har delegation på att upphandla.

• Självklarheten borde inte behöva påpekas om att avtalstecknandet skall vara daterat och i förekommande fall kopplas till kommunfullmäktiges beslut.

• Påverkar en nybyggnation att ny mark tas i anspråk, skall alltid avstämning ske gentemot detaljplan och markägare samt i förekommande fall skall bygglov sökas i god tid.

• ”Löpande räkning” utanför ramavtal, får endast användas i extremfall. T.ex. bekosta åtgärder vid överraskande översvämning som hotar samhällsnyttiga funktioner.  Detta delegationsbeslut skall anmälas tydligt till krisledningen. Om ”löpande räkning” önskas i annat fall skall berörd nämnd godkänna detta och kostnaderna följas nogsamt.

• Om investeringen rör barns miljö, skall barns åsikter höras. Refererar till policy ”FN barnkonvention”.

• Kontroll på att entreprenör, leverantör och underentreprenör innehar giltig f-skattsedel, följer social hänsyn (enligt Lissabonfördraget), innehar adekvata försäkringar med mera.

Investering är en strategisk uppgift med ett kommungemensamt intresse. Investeringsprocessen skall präglas av effektivitet, kompetens och samverkan. Kommunen skall ha en helhetssyn på investeringar och ta till vara på de vinster som följer av en samordning av kommunens olika enheters behov.

Ansvaret för kommunens investering av varor, tjänster och entreprenader ligger på respektive nämnd. När investeringen berör två eller flera nämnder p.g.a. likartade behov av varor och/eller tjänster skall samordning av investeringen ske. Tekniska Nämnden är den facknämnd som har ansvaret för de allra flesta investeringar. Inom nämndens verksamhetsområde skall kompetens finnas som också fungerar som rådgivning till dem som skall använda investeringen.

Ansvaret för kommunens ramavtal ligger hos kommunstyrelsen. Ramavtal tecknas av den centrala upphandlingsfunktionen. I de fall ramavtal har tecknats för kommunen skall avrop alltid göras i enlighet med dessa. Den centrala upphandlingsfunktionen samverkar med kommunala bolag gärna också med andra kommuner och i förekommande fall även landstinget. Ett ramavtal kan inte överlåtas till entreprenör eller underentreprenör.

Vi föreslår att Tekniska nämnden får i uppdrag att ta fram förslag på en checklista där samtliga steg i processen skall identifieras samt, under investeringsprocessens gång, stämmas av och signeras av ansvarig innan man går vidare i processen. Denna redovisning av förslag på hur en investerings/projekteringsprocess går till från start till slut skall tas fram och beslutas av kommunfullmäktige. Detta arbete bör kunna redovisas till kommunfullmäktige senast oktober 2012. Dokumentet skall också innehålla hela beslutsordningen.

Principen av ”checklistan” är lika oavsett vilken investering det handlar om.

Har kommunfullmäktige tagit beslut om investeringen skall också kommunfullmäktige ha information om eventuella avvikelser, orsaken till avvikelsen skall redovisas. Krävs tilläggsbudget i belopp eller över tid, måste avvägning ske gentemot totala investeringsvolymen samt om annan investering därmed inte kan genomföras.

Nedanstående tabell innehåller punkter vi anser skall ingå i checklistan och beslutsordningen

1
Investering i fastighet
Beskrivning av vad lokalen skall användas till, lokalprogram tas fram.
Innan projektering av befintlig byggnad som skall byggas om skall en inventering genomföras för att synliggöra risker och behov.
Objektbladet skall innehålla upplysning om hur dokument som  Miljöprogram och energistrategi följs, är vad som är mål och syfte med investeringen, en kalkyl samt  driftkostnad.
Ombyggnad eller nybyggnad, bedömning av vilket alternativ som bäst möter det lokalen/varan skall användas till och under hur lång tid, skall redovisas i objektbladet.
Definiera från början vad som är underhåll respektive nybyggnation.
Motivera varför man föreslår den ena eller andra entreprenadupphandlingen.
Projekteringskostnaderna, vad ingår och till vilken kvalitet. Hur görs intern kontroll av projekteringsarbetet?
Tidplanen stäms av vid byggmöten varje månad, väsentliga avvikelser rapporteras till berörd nämnd samt kommunfullmäktige i de fall kommunfullmäktige har tagit beslut om investeringen.
Kommunfullmäktige kan ange rambudget för en grupp investeringar men skall då ange krav på när investeringen senast skall vara genomförd.
Samtliga beslut angående avvikelser som innebär behov av tilläggsbudgetering skall protokollföras på reglementsenlig nivå.
Slutredovisningens preliminära tidpunkt skall redovisas redan när investeringsbeslutet tas.
Ett långvarigt projekt skall ha delredovisningar, minst 3-4 ggr/år.  Beskrivning av vad produkten skall användas till

2
Investering i varor
Livscykelanalys, med antagna miljökrav, skall göras innan varan upphandlas.
Miljöstyrningsrådets Upphandlingskriterier (f.d. EKU- verktyget) skall gälla i upphandlingarna.
Objektbladen skall innehåll, mål, syfte, kalkyl, driftkostnad
Avvikelse mot beslut skall anmälas till berörd nämnd samt kommunfullmäktige i de fall kommunfullmäktige har tagit beslut om investeringen.
Kommunfullmäktige kan ange rambudget för en grupp investeringar men skall då ange krav på när investeringen senast skall vara genomförd.  Uppföljning med avvikelser skall rapporteras kvartalsvis.

3
Investering i tjänster, till exempel utbildning, konsulter
Beskrivning av vad tjänsten skall användas till
Avvikelse mot tidplan redovisas berörd facknämnd
Samtliga beslut angående avvikelser som innebär behov av tilläggsbudgetering skall protokollföras på reglementsenlig nivå.

—–

Vi har tyvärr de senaste åren haft investeringar där budget av olika anledningar har överskridits. Och då investeringsbudgeten är en del av de skattemedel som också skall användas till driftbudgeten, en driftbudget som alltid ska vara ekonomisk och effektiv för färre kronor år efter år, finner vi det nödvändigt med en åtstramning även av investeringarnas hanterande av varje enskilt projekt.

Ekonomiskt ansvar innebär för såväl kommuninnevånare som medarbetare att varje del i kommunens verksamhet har samma förutsättningar, vare sig det gäller den löpande hanteringen som skola, vård och omsorg som de materiella investeringarna byggnader, infrastruktur och arbetsmaskiner/fordon.

Då en kommun inte är ett vinstdrivande företag utan ska tillhandahålla tjänster till kommuninnevånarna, tjänster som betalas med skattemedel, ska aktsamhet vara ett honnörsord. Och därmed är ett ekonomiskt kontrollsystem som fungerar för all verksamhet av största vikt, för trovärdighet i såväl beslutande som utförande för att kommunens renommé skall vara högt.

Ovanstående punkter och förslag är inte heltäckande men vi förväntar oss att de ingår i pågående process för säkrare ekonomi och planering av kommunens investeringar. Är det något förslag som inte tas med så önskar vi motivering om varför.  Vi ser fram mot en konstruktiv diskussion och ett enigt beslut av slutdokumentet om riktlinjer för investeringsprocessen,  i kommunfullmäktige.

Värnamo den 5 april 2012

Socialdemokratiska kommunfullmäktigegruppen genom
Ulla Gradeen, Pär AJ Persson, Jörgen Ståhl och Charlotta Dahlbäck